Contar con una comunicación efectiva es fundamental para asegurarse de que el mensaje se dé de una forma exitosa. Una comunicación clara y eficaz dentro de las empresas (correos electrónicos, llamadas de conferencias, informes, debates, etc), puede llegar a aumentar la productividad.
Para mejorar la comunicación de la empresa, existen las Siete Cs, una teoría que fue propuesta por Scott Cutlip y Allen Center, dos importantes investigadores de Estados Unidos.
CLARA
El mensaje debe expresarse en términos simples. Las palabras utilizadas deben tener exactamente el mismo significado para el emisor que para el receptor. Los mensajes complejos deben destilarse en términos más simples, y cuanto más lejos debe viajar un mensaje, más simple debe ser.
CONCISA
Hoy, más que nunca, es preciso ir al grano, sintetiza. Todos tenemos muy poco tiempo para demasiadas cosas. Por ello, necesitamos definir qué es aquello realmente relevante para comunicar.
CONCRETA
Cuando alguien solicita más explicaciones es que el mensaje inicial no estaba bien definido. En lugar de exponer el tema de manera genérica, presenta cifras o hechos concretos. Los detalles ayudan a despejar dudas y a “visualizar” lo que se está diciendo.
CORRECTA
Que sea correcta implica dos cosas. Una, un mensaje libre de erratas (buena ortografía, gramática y puntuación en el caso de ser escrita). Y dos, es necesario que lo que digamos sea veraz y lo más transparente posible, para lo que podemos aportar argumentos que lo validen.
COHERENTE
La coherencia implica que el mensaje fluya, que una idea lleve a la otra con un orden lógico, como una cadena que enlaza cada punto para que el mensaje tenga sentido.
Un pequeño truco para cumplir con este requisito es tener en cuenta cómo es esa audiencia y ponerse en su lugar para adaptar la comunicación al público objetivo.
COMPLETA
Cuando el mensaje es completo, quien lo recibe está en condiciones de tomar mejores decisiones. Dar detalles, hechos y cifras hace que tu interlocutor sepa exactamente cómo quieres que actúe, evita los errores de interpretación y se convence mejor.
CORTÉS
Tener tacto, mostrar respeto, ser sincero y agradecido es fundamental para iniciar y reforzar las relaciones. Incluso en momentos difíciles, la cortesía nunca se debe perder. No traslades tu frustración y mal humor al trabajo, muchos conflictos se inician por la carga de negatividad. Ser amable abre puertas y consolida las relaciones.